Question to say "I can!"

操作Excel应具备的习惯

2014-02-17

成功缘于良好的习惯,这句话同样适用于Excel应用,良好的操作习惯将使你事半功倍、不走弯路、直达目的;而不好的操作习惯将极大地降低你的工作效率,让你重复劳动,效率极低。下面是使用Excel应具备的一些基本习惯:

一、使用同一名称来表述同一对象,而不要混杂使用简写、别称,以便使用函数查找、引用。同理,公司不同部门间对同一对象亦应统一名称或编码,以利数据的传递、引用。

二、不在字符串内、前后插入空格来排版,尽量使用对齐、缩进等功能,以便使用函数查找、引用。如果你使用过Vlookup等函数你就可体会到以上二条习惯的必要性。

三、在要使用公式的单元格,尽量不使用合并单元格功能,以便填充公式、排序、筛选等。
【提示】:当仅合并同一行的单元格时可使用跨列居中功能来替代合并居中功能。

四、排版时请使用顶端标题行、标题列功能,而不必笨拙、野蛮地每隔N行强制性插入标题行、标题列。

五、排版时仅选定要排版的单元格区域,而不是选定整行或整列来设定格式,且尽量在要完工前再进行排版工作,以免重复劳动。

六、数字及文本的对齐方式请使用Excel默认的格式,即数字靠右对齐、文本靠左对齐;数字使用千位分隔符。

七、表间互相取数时请使用公式引用数据所在单元格,以便数据更改时同步更新。

八、数据在要进行乘除等运算时,要养成使用ROUND函数的习惯,以免出现四舍五入的误差。

九、在计算结果可能出现#DIV/0!、#VALUE!、#N/A等错误,而其它单元格又需对此单元格进行运算时,要养成联用IF和ISERROR等函数来消除错误值的意识。

十、使用辅助列、辅助行来搭桥,化复杂为简单

十一、使用拆分窗口或冻结窗格功能,免除为看到标题行而大量滚屏,以提高工作效率。

十二、工作簿内工作表较多时,使用工作表标签的快捷菜单,快速选取工作表。
【提示】:通过用鼠标右键单击标签滚动按钮,显示快捷菜单。

十三、在同一工作簿的不同工作表的相同单元格输入相同的数据或设置相同的格式,请使用组合工作表功能,以提高效率

十四、要对工作表进行临时性排序时,养成添加序号列的习惯,以便恢复原来的顺序。

十五、当工作表要提交他人(多人)填写时,养成保护工作表、锁定单元格以及对特定单元格设定数据有效性的习惯,以避免他人的错误操作影响报表的汇总。

十六、操作时尽量使用快捷键,提高工作效率。

十七、养成使用状态栏进行临时性的求和、计数、求平均值的习惯。

十八、遇到问题到Excel帮助找答案,因为Excel现有的功能可以满足你80%以上的需求,Excel帮助对所有的功能进行了详细地讲解;看了帮助还解决不了的问题使用百度或Google搜索答案;搜不到答案再到club.excelhome.net或www.officefans.net发贴求助。



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