Question to say "I can!"

做好PPT的5秒原则

2012-01-16

分享秋叶老师的文章——谈李开复博士的“做好PPT的5秒原则”

 

大家都知道IT牛人@李开复 博士也是演讲达人,在今年11月份他在微博上发了几条“教你如何做好PPT”的微博,大受欢迎。我们先来看看李开复博士的观点,为什么能让大家如此认同?他的观点是否都有道理?特别是在开复博士自己的演讲PPT中,是否也体现了他的观点?秋叶也想对此谈谈自己的一家之见,算是抛砖引玉,和PPT爱好者的朋友们共同探讨争鸣。

李博士的微博评点PPT是由这样一条微博引发的:Khosla Ventures创始人Vinod Khosla之前是顶级VC KPCB的合伙人,对给VC做融资的创业者,他提出“5秒原则”:打开一页幻灯片,5秒后关掉,观众还能描述其中的内容。别在幻灯片上堆砌太多文字、图片,而同时你还在不停地讲,听众眼睛和耳朵很难同时处理信息。记住幻灯片是用来辅助演讲的,而不是干扰!

李博士显然是非常赞同“5秒原则”,他前两条微博就针对如何符合"5秒原则"提出了一些具体的的建议:

1)标题不超过10个字,涵盖这页幻灯片主旨,如果只读每页的标题,能够理解你的演讲;2)一张一目了然的图,不须思考,自然地支撑这页的主旨;3)每个重点一行讲完,不许换行;4)深记是用幻灯片支撑点缀你的口才,而非反之!

开复博士还特别强调每页标题尽量不超过10个字,且必须涵盖当页主题,标题要一行写完,绝对不可换行回车,否则听众的眼睛便要回车,无形中增加了认知负荷。

5秒原则在演讲场合通常都是对的。假如PPT上的内容不能让人一眼看到主题,并有助理解主题,要么会让听众分散注意力去理解PPT内容而忽视演讲者的发言,要么会让听众对演讲内容失去兴趣。

5秒原则在PPT设计中有一种检测的方法叫“眯眼测试”,意思是假如你眯着眼睛看一页PPT,哪怕看不清页面小字或者某个图表细节,但听众依然知道你的PPT传递的主题,那么这一页PPT可以认为是通过了眯眼测试。要让一页PPT通过眯眼测试,最简单的方法就是简化标题的字数,强化标题的文案。

我们可以看看李开复博士在2011年中国移动互联网大会一张演讲PPT来理解下这个概念,这页PPT题非常明确点出一个关键词:动力,这个关键词是呼应上一页解释的内容,为什么安卓手机将在中国一骑绝尘?

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其后的标题就是答案:Android低端手机今年降至1000元。无论下面的内容如何,这个标题都可以通过眯眼测试。

当然这页PPT上的图文也一目了然让听众了解到低端产品的样式,配置和价格,但是遗憾的是,在配置和价格下开复博士还想解释为什么低端手机可以降至1000元,这就造成一个问题,页面信息过载。要知道仅仅通过5秒钟理解一个流程图是有困难的,何况还是在上面有个极醒目的手机外形图和价格分散我们眼球的注意力的情况下?

而且这页PPT标题描述的是价格下滑这个现象,而不是价格下降的原因。我猜测互联网大会的听众也许更想了解的是价格下降的理由,那么标题就应该概括为“产业链缩短,硬件门槛降低,千元安卓手机爆发”更合适。

从5秒原则出发,这页PPT还可以进一步简化,首先标题可以简化为:

动力:Android低端手机降至1000

在演讲现场,所有人看到实物图就知道你讲的是当前手机价格,而不是未来价格,其次降至1000元本来就是谈价格,没有必要在标题上加上这两字强调。这样整个标题控制在14个汉字长度,而且删除了两个分散注意力的概念(价格和今年)。最后展示给听众的是一个非常简单主谓宾结构句子,这也是做PPT要求的简单完整句:结构简单,语义完整无歧义。

这页PPT不符合5秒原则的最大问题把价格下降的原因也放在一页PPT上,造成信息过载,也许李博士是担心PPT页面过多会拉长了演讲时间。而我的经验是造成演讲时间过长的原因不是你的PPT页数,而是你想讲的内容到底有多少点。假如能控制住演讲要点数量,我反而愿意多设计几页PPT来强化我的演讲内容,所以我改造后的PPT只展示一个事实:价格下降,然后我们就可以用另一页PPT继续展开造成这个事实的原因,这样,两页PPT的标题和内容都可以对应,在5秒钟内真正为听众所理解和接受。

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李开复博士微博还建议写标题时要让你的题目讲你的故事,最好是把所有的标题串联起来,只读题目,就可以大致了解你的演讲内容。如此,听众只需关注标题辅听即可,不必再专注地阅读延展内容。对于PPT的内容开复博士也建议第一要牢记PPT只是辅助你口才的工具,绝对不可让其喧宾夺主,每个PPT最好让听众“不经思考”就能看懂。第二PPT上每条最多4点,每点最多10个字,每条句子尽量使用同样的语法的句子,这样更容易被听众理解。

我想开复博士的下面一页PPT很好体现了这一点,标题说明创业门槛降低,然后一张图一目了然解释了构成成本的结构都呈下降的趋势,这样听众很自然被引导去听开复博士提供更多信息解释为什么这些成本能够下降。要是去掉那个下面的有点奇怪的计算公式,本来是相当完美的一页PPT。

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但是另外一页开复博士就没有完全遵守自己的建议:

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这页PPT其实一个目录页面,采用了一张非常有冲击力的图片强化漫延的概念,但是很遗憾。好像来自2012的末日洪水不见得能和“漫延”建立联想,而上面六个目录排版用了过多的颜色,使听众的注意力都在颜色上,而不是内容上,何况这个标题目录多达六行,而且每一行注意看,都没有做到上下对齐。

这六个标题分别是:

1、 设备的漫延:Android将在中国一骑绝尘

2、 用户的漫延:从5000万核心用户向13亿高速扩散

3、 娱乐的漫延:智能移动设备帮助游戏覆盖数亿普通用户

4、 内容的漫延:UGC使移动设备的内容更多、更快、成本更低

5、 消费的漫延:24小时甚至统治用户的消费决策

6、 创业者的漫延:门槛降至史上最低

我想作为一个分类来阐述观点已经相当完整,但是作为整个PPT这 个目录并非是一个好故事。其实我觉得比“漫延”更好的故事概念是“引爆”,低价引爆设备升级,设备扩展导致用户群基数快速倍增,智能化设备引爆更具互动性 的娱乐和内容服务,甚至而设备的移动性将引爆消费者新的购买习惯,这些将引爆一个新的行业,这是创业者的机会。看起来,这样讲故事更容易引爆现场一点点, 恰好“引爆点”又是一个非常有名的商业概念,干嘛不顺手借用?

好的故事其实不过是重复你大脑里面已经有的故事结构,但是灌注了新鲜的内容,这就好比小孩子,总是爱听同样的童话故事。

顺便说一下,其实字多一样可以出阅读视线清晰的PPT,我这里随便列一个例子,下页PPT的字够多吧,每行很多也超过十个字吧?我想阅读起来没有什么问题,因为我用对比强化的方式突出了重点信息。

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开复博士还建议PPT中不要经常使用音乐,那样会显得很幼稚;不要用太花哨动画,以免喧宾夺主;还建议PPT页面切换一定要从左到右,从上到下,因为从小看书看报都是这样,听众自然觉得舒服。那些飞来飞去的古怪动画很不自然,看起来别扭。

这个观点我表示严重不同意。在商业PPT中很多人还不擅长恰如其分使用配乐和动画,好的动画一如苹果产品,设计很复杂,但展示出来很自然流畅。不过普通人往往缺乏PPT动画设计训练,掌握不好关键点,所以参考李博士意见也无妨。

至于页面切换一定要从左到右,从上到下,这就不对了,人的眼睛是可以被很多元素牵引的,对角线切换,90度转向,走马灯切换,都是大家接受的形式,不必拘泥只从左到右,或者从上到下。在2010版中,微软的动画切换功能大大增强,好好利用可以创造出很多不同的效果。

建议大家去优酷搜索关键词“给大学新生的十个建议”,就可以看到秋叶最新分享的一个作品,采用了Powerpoint2010版本里面内置的滑动对称左右交替换页动画,我觉得效果比单纯从左到右好得多。

坦率说李开复博士演讲水平还是非常高的,我觉得比他的PPT水平要好很多。这也说明永远不要让PPT成为演讲的主角,演讲的主角永远是演讲者自己。

 



作者:admin | Categories:技术人生 | Tags:

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