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关于效率提升和精力管理的心得分享

2019-02-16 . 阅读: 1,624 views

文/江树明

趁着过年休息的几天,把关于效率提升和精力管理的心得与大家分享

总体思想

偶尔会遇到一些,不理解时间之珍贵的朋友。

因为每个月领的是固定的工资,形成了一种思维,他们会觉得,我每天上班8个小时,老板就付给我固定的日薪,我是把一个时间段内的劳动卖给了老板。

最后形成的思维就是:反正工资是固定的,我少干一点活,领的是一样的钱,如果上班的时间变短了,那更是赚到了,心理会有一种小商人,卖货时成功缺斤少两忽悠客户的“快感”。

可事实上啊,时间是你的,谁都买不走。消磨的时光,不会因为有人支付了钱,它就变得有意义。

就比如,我们向一只小鸟,支付了200元的报酬,然后把小鸟关在笼子里做观赏。对于这小鸟来说,别的小鸟辛辛苦苦的一辈子,可能也就和自己赚的200元不相上下,而自己,每天有人喂食,随便在笼子里蹦跶几下,轻轻松松也能赚200元。

小鸟收到的报酬和别人一样,但是它每天所做的事情,有意义吗?所谓的"偷懒”的快感,往深里说,只是在浪费自己的生命。所以我不认可,只要有钱拿,得过且过的想法。

想要提高自身效率的朋友,必是心中有所追求的人。如果没有追求和目标,就没有自我驱动力,就没必要谈精力管理、效率提升了。

人的精力是有限的

人的精力有限,做事情应有侧重点,要有妥协意识。妥协不是说,凡事都将就对待,不追求精益求精;相反,妥协是一种艺术,它是深思熟虑后的权衡,以牺牲一定的次要目标来推进主要目标的达成。(有一定管理经验的朋友,应该能理解这里所说的”妥协”的意思)

举个例子,我们做地产营销的,随手一列要干的活有:

案场包装、企业形象塑造、体验区打造、活动策划、线下推广、线上推广、圈层营销、渠道管理、销售团队管理、绩效考核、口碑维系、售后服务、回款管理、竞争对手监控……

一大堆可以做的事情,但是,你的管理团队就两个人,然后你说,要把上述的事情,每一件都要很好的完成,还要保证质量。这不现实。

但,我们的很多朋友就是这样的,不管是检查工作还是安排工作。

这周说,我们狠抓售后服务,维护好项目口碑,下周说,以后要抓紧线上推广,新媒体时代要跟上社会潮流,每天更新一篇公众号文章。下下周说,我们要做好圈层,只有把握了高端客户,才具备社会影响力。下下下周说,体验区的打造……

我们回过头认真斟酌一下,你的项目管理团队有几个人,是否有足够的精力做到面面俱到?

这个时候我们就需要妥协,而妥协的前提是,分辨出哪些是侧重点,哪些是次重点。

哪一项工作,对业绩的影响最大?
哪一项工作没做好,和竞争对手对比起来,会吃大亏?
哪一些工作在当前的竞争环境下,没必要做或者少做,从而节省开支?
哪一项工作是现阶段无关紧要,但下一阶段至关重要的,我们应该什么时候启动?
……

只有经过类似的分析,才能分出工作项的权重,从而才能做出权衡和妥协。只有如此,才能把有限的时间和精力,用出效果。

大家应该看过一些年度计划报告,计划里把能想到的改善点都写了,把职能范围内的大大小小事情,都作为计划。曾今,我见过一份年度工作计划是这样的:

每周一次暖场活动、
每周踩点竞争对手的楼盘、
每周做一次销售人员培训,
每天抽检一个销售人员讲盘、
每天盘查换签情况,
每月要下乡推广、
每月盘点次月热点活动做植入、
遇到节假日各种商圈、超市组织展点、
每月组织一次渠道和经纪人的交流会、
每周对接财务核实数据
每周去拜访一个合作银行
每个月做一次部门团建
每个季度组织销售人员外出学习
……

我们算一下,一周就7天,扣除一天休息,只剩下6天。常务性的工作,例如管理层会议、部门会议、各部门工作对接、流程申报、向上级汇报等等,多少要占了近2天的时间,只剩下4天。

暖场活动,要提前与商家洽谈,推广,费用申报等筹备工作,占了1天,活动开展占1天,只剩下2天。竞争对手近10个,每个楼盘踩一遍,你还有时间吗?

那剩下的员工培训呢,培训课件筹备至少要半天,还有每天抽检员工讲盘呢?还有每周拜访一个合作银行、下乡推广、活动联盟植入、商圈展点、渠道会议等等,这些都需要大量的时间

一个人,就算不吃不喝也不可能把上面的活都干完啊。

没有一定的管理经验沉淀,对于“计划”的制定,往往很乐观和片面,容易把可以“改善”的工作项,作为计划来制定。

事实上,任何时候都有大量的可以加以改进的事件给我们做,可以改进的地方实在太多了,即使是公司基层员工,只要你开口问,他就能给公司提出几十条的改进意见。

因为,现在信息那么发达,行业内做得好的企业的案例,大家都会在微信朋友圈、公众号看到,和优秀企业的差距,要改进的内容每天都通过网络传达到我们这里,所以即使是基层员工,也能看到企业很多的不足之处,我们的问题并不是不知道自己的不足。

我们做计划的时候就是为了把工作做好,那么我们潜意识里,就会把对工作好的(可以改善的),作为我们的计划事情。结果,可以改善的内容,越想越多,一不小心就列了一大堆的改善事情作为计划。

这一下,就忽略了自己的时间、精力允不允许。我理解的工作计划,不是我想做什么,而是在有限的时间和资源里,我要怎么做?结合上面说的“妥协”思想,应该能理解这句话。

如何推进计划实现目标

明确计划做什么之后,下面就是怎么做和效果保障的问题了。

GTD的核心理念在于只有将你心中所想的所有的事情都写下来并且安排好下一步的计划,你才能够心无挂念,全力以赴地做好眼前的工作,提高效率。

而当你总是有些事萦绕在心头,悬而未决的时候,你要么就是会不时地想起它而影响眼前的工作,要么就是会忘记了去做。

GTD认为人生最大的不安的来源不是事情太多,而是有很多事情你该做却没有做,你跟人说了你要做却没有做。GTD就是要确保你所有该做 的事情都做到。DavidAllen认为,压力不是来自任务本身,而是任务在大脑里的混沌塞积,造成心理的焦虑和抵触。我们要做 的,就是逐一清点大脑里的这些事务,将所有未尽事宜通通捕获并收集在大脑之外的文件系统中,比如实实在在的工具篮、纸质记事簿、电子记事簿 和邮箱等。 GTD的理念在于只有将你心中所想的所有的事情都写下来并且安排好下一步的计划,你才能够心无挂念,全力以赴地做好眼前的工作,提高效率。

GTD 其实就是两点:

1. 清空你大脑的内存: 通常一件事情在你脑袋里所占的空间大小和你现实中已经完成多少成反比。把所有要做的事情分门别类,另外 存放在一个逻辑性强而又可靠的系统中去。大脑是用来思考的,不是用来记事的。我们的大脑每天耗费太多时间提醒我们该做又没做的事情,应该把大脑从这种思维中解放出来。

2. 把任何任务和项目具体成行动: 不管是什么任务项目,我们要问的问题是下一个动作是什么?只有这样才能把计划具体化,才能让我们随时把握该 做什么。这样一来,在一个给定时间具体采取一个给定行动(action)的时候,我们才能做出最好的选择,而且对自己的行动选择有信心。        

从一开始学习GTD,到现在经过这么多年的总结,基本上已经有了,自己做事的稳定框架。GTD的五个核心原则是:收集、整理、组织、回顾、执行。

我看中的就是GTD里面收集和回顾的这两点,收集就是把所有要做的事情列清楚,减轻自己的思考和担忧,回顾就是检查和复盘。

以做大活动为例子,我现在是这么应用的:

第一,排列清楚“活动流程”,每一步怎么走,怎么做,列清楚。
第二, 根据每一个步骤的人员安排,列清“人员名单”
第三, 整个活动涉及的物品“物品清单”(包含所有的物料、道具、物件等等)
第四, 活动过程可能出现的突发情况,如何处置做为“活动预案”

只要明确了:人、事、物,那么剩下的就是,委派和监督的问题了。做个【分工明细表】,明确由谁执行,开展时间和要求完成时间,把这些都安排好之后,可以说后续的整个筹备工作,就可以比较从容的进行了。

这时候,重点精力可以放在监督工作进展和细节调整上面。

手上拿个【分工明细表】每天上班、下班检查工作进度,用来把控进度。活动结束后,组织复盘工作,这就是GTD里面的回顾。

关于任务的委派,这里有必要做出讲解。我认为的任务委派,分为两种:

第一种,因为自己不想干,想偷懒或推责任,所以把这个任务推给其他人做。

第二种,自己想做,但是有比这个更重要的事情要做,或时间精力不够,所以要委派给其他人做。

第一种是官僚的做法,互踢皮球的行为,效率低下的表现。

第二种是为了提高整体效率。这种类型的委托,更具备技术含量,体现在哪里呢?

1、委派任务的人,必然是经验丰富之人,对该任务执行过程当中,可能会遇到的困难和风险,都有深刻的了解,虽然任务被委托出去了,但会时刻关注进展、执行情况和风险控制。

2、委派任务的人,对于由谁来执行,需要仔细衡量。你对任务期盼值是80分的,你不能找一个只有30分水平的人来执行,你至少要挑选一个具备60分水平,或者40分水平但有潜力做到80分的人来做,这样,通过你在一旁的指导,他们基本上能做到接近你要的结果。

如何提高自己的效率

/设置截止时间,进入倒计时状态

不晓得大家有没有发现,跟团旅游的时候,当导游宣布要离开某个地方的时候,这个时候有采购需求的游客,采购东西的效率是非常快的。

当我们春节假期即将结束,马上就要返程的时候,我们还没有做的事情(例如拜访谁或买什么特产),在剩余的时间,会快速的去完成这些事,效率比之前要快很多。

有跨项目管理经验的更能体会这种感觉,当你出差到项目要解决几个事情,但是只能待3天的时候,你所有的焦点都会放在完成那几个事情上面,不停的给自己倒计时,不停的盘点手上的事情,事实上我们往往能在返航前把事情落实。

更典型的例子是,考试前的临时抱佛脚,阅读效率非常的高。2015年的时候,我报名会计从业资格证的考试,报名之时距离考试时间,仅有一个月,且当时我是完全没有任何会计基础的,纯为了挑战自己,如何做的呢?

每天都给自己倒计时,还有多少天考试,今天还有多少时间看课件做练习?除了做好每天的课程计划,时刻保持警醒,完全进入倒计时状态。一天扣除上班时间,还有多少时间能用到功课上,上午有多少时间,晚上有多少时间。

吃饭、洗漱的时候,就盘点今天的功课进度,确保按进度学习。看教学的视频,播放速度调高1.5倍,最后就考过了。

设置截止时间后,让自己进入倒计时状态,让自己有紧张感,紧张感迫使我们频繁的盘点工作进度,时刻保持警醒,效率自然而然的就提高了。

/鸣枪,让自己动起来

很多人应该都听说过番茄工作法,具体做法如下:

使用番茄工作法,选择一个待完成的任务,将番茄时间设为25分钟,专注工作,中途不允许做任何与该任务无关的事,直到番茄时钟响起,然后在纸上画一个X短暂休息一下(5分钟就行),每4个番茄时段多休息一会儿。

1、每天开始的时候规划今天要完成的几项任务,将任务逐项写在列表里(或记在软件的清单里)

2、设定你的番茄钟(定时器、软件、闹钟等),时间是25分钟。

3、开始完成第一项任务,直到番茄钟响铃或提醒(25分钟到)。

4、停止工作,并在列表里该项任务后画个X。

5、休息3~5分钟,活动、喝水、方便等等。

6、开始下一个番茄钟,继续该任务。一直循环下去,直到完成该任务,并在列表里将该任务划掉。

7、每四个番茄钟后,休息25分钟。

在某个番茄钟的过程里,如果突然想起要做什么事情——

a.非得马上做不可的话,停止这个番茄钟并宣告它作废(哪怕还剩5分钟就结束了),去完成这件事情,之后再重新开始同一个番茄钟;

b.不是必须马上去做的话,在列表里该项任务后面标记一个逗号(表示打扰),并将这件事记在另一个列表里(比如叫“计划外事件”),然后接着完成这个番茄钟。

番茄工作法的主要作用是集中注意力和减少焦虑。但是为什么采用番茄工作法后,能有效的减少自己拖延症呢?我认为有两个原因:

第一,当你要开始一个番茄时间的时候,你已经知道自己要做什么了,并且下定决心要完成这个事情。

第二,当你点击开始番茄始终的那一刻起,就是一种“仪式”,类似于短跑运动员听到了,起跑的枪声;当你点击开始的那一刻,剩下的就是跑完这个跑道。从而规避了自己知道要做什么事情,但是迟迟不开始的拖延状态。

这里用“点击开始”这个动作,代替了“我要开始做”的心理决定,从而减轻心理劳累和恐惧感。

只要我们开始了一个番茄,那么就解决了 “要怎么开始”的问题,开始奔跑之后,就会产生结果,至于结果的好坏,可以一边做一边调整,至少我们已经在路上了,已经在完成他的过程中了。

/记录自己的时间

把自己的时间用在什么地方记录下来,还有就是完成某项小工作用了多少时长,认真的记录下来。

例如,每次做的提成和工资表,从开始做到完成用了多少时间;

例如,已经商定的活动,从撰写方案到完成,用了多少时间。

坚持记录时间,过了一段时间后,你自己对于时间的规划会越来越清晰,因为你已经知道自己的效率情况,完成某件事要用多长时间,开会要讲几个内容,预计用时多少,你都很清晰。

届时,在每天固定的工作时间内,你能完成多少件事,估算得清清楚楚,如果没按时完成就会自己的检讨和反省,心态上也能做到从容不迫,计划性也变得很强。

/让待解决的事情或可能遇到的事情,长期在脑子挂机

所谓的灵感,不过是你一直端着枪盯着天空,等了好久有一只小鸟飞过,一枪嘣的打下来。如果你对打鸟没有欲望,天空中飞过的小鸟,就算几十上百只,它和你也没有什么关系。

传说牛顿被树上掉落的苹果砸到,得到了灵感,发现了万有引力。地球上被果子砸中的人不计其数,为什么就只有牛顿发现了万有引力?如果他不是长期进行科学研究,不断的做类似的思考,他会因为这个事情得到灵感吗?

我想是不会的。

我们也是如此,你只有长期的思考、琢磨某方面的问题,利用任何可以思考的时间来专注于你在意的问题,那么你就会从生活中各式各样的,看似毫不相关的事物上取得启发(也可以叫灵感)

这就是差距的诞生啊,以前培训的时候,经常和员工举一个例子:

同样学车考驾驶证,有的人一次就全考过了,而有的要一而再再而三的补考,事实上,未通过考试的人,虽然大家在驾校上课的时间是一样的,但是他们在上课时只要没在车上练车以及在等待别人练车的时间里都在玩手机。

而那些一次考过的人,即使不是他在练车,他也会认真观察别人如果练习,而且教练对别人进行点评时,他们一定会凑上去认真倾听,平日里看着别人开车的时候也会进行总结和脑内演练,所以虽然大家花了同样的时间,学习成效却是不一样的。

工作中我们可以这样应用:

做销售的,你把如何和客户打交道的相关问题,一直挂在脑海中,不断的思考,久而久之,你开始会注意,火车上叫卖的售货员他是如何在火车上销售的,你开始留意商城内与客户讨价还价的售货员,他们是如何引导客户的,你也会观察你的同事如何与客户交流。

做活动策划的,脑海中有研究的需求之后,你开始留意眼睛所见,每一个活动的包装、布场和创意。连街头路演的小活动,你都会认真的倾听他们播放的背景音乐;你会留意,遇见的所有活动,他们的喷绘摆放、舞台颜色,还有包装方式等等。

如果是文案的,那么你对于路边收到的广告单张不在厌倦,也开始认真的对待电视广告,会看看人家怎么表述和措辞,连家电产品的说明书也开始看得静静有味。

如果平日里没有反复思考,临到需要的关头,如何拿得出成果呢?就像春节广告文案,平日里没有进行构思,到节点了,突然要收稿,随意拼凑的文字怎能出彩呢?

把你的需求长期“挂机”在脑海中,一则有足够长的时间构思,二则你随身可能从身边的事物中受到启发,长期以往所产生的效果是惊人的。

/防干扰的措施

这里说的防干扰,主要是日常工作学习时的被干扰,还有精力聚焦的问题。

很多时间管理类的书籍或文章都有说了,譬如采用番茄工作法保持专注、调整工作方法,把琐碎的事情安排到指定时间处理、把听汇报的时间集中时间段处理,不被下属的碎片化汇报而粉碎整块时间,还有每天腾挪出精力最充沛的时间处理高价值的事情等。

/把常规的事情做成模板

我们经常自嘲:我们是做生意的,不是搞艺术的。效率和稳定输出是我们的第一需求,不能为了某一个点上追求完美,而把所有的人力物力过度的投入。

既要稳定又要快,还要持续改进提高,那么我们就要把常规预见的事情,制作成模板,避免每次遇到类似的事情,又从头思考,从零筹备。

例如,房地产行业做价格表,可以直接做成模板,连价格说明的纲要都模块化,这样我们就可以有更多的精力放在,与竞品产品分析和价格竞争力对比上,而不是花大量的时间折腾excel表格和文字汇报。

还有,面对现房销售、期房销售、车位销售、商铺销售,不同物业及不同时期产品的培训和讲解思路。干脆一次性做完总结分析,罗列好培训大纲和教材,每个项目的培训,不管是现房和期房,你都能快速根据自己的培训大纲,调整课件进行培训。

如果没有模板,那么我们的精力更多花在“怎么做”上面,有了模板之后,我们的精力就可以放在“如何做的更好”上。

这样你就有了更多的时间思考“怎么做得更好”,当你有新的思路的时候,直接升级你的“模板”,然后又反哺到你的工作上,从而实现全面提升。

例如:

原来你的模板打分是80分的,那么你的工作输出基本保障水平至少是80分(可能这次是82分,下次85分,基本不会有低于80分的出现,因为你就是照抄80分的模板来做的)。

后面有了更好的思路,你升级了模板达到了90分的水平,那么你的所有输出,基本上都是在90分以上了。

可以应用模板的地方还很多,例如word文档和PPT,一次性做好一个排版形式,以后写word就不用再考虑排版的问题,做PPT也不用想着怎么展示,把精力专注于内容上。

如何提高团队的效率

/专注度管理

在一个团队,负责人效率再高,如果员工的效率跟不上,那等于零。

那么如何提高基层员工的效率,就是重点问题。基层员工作为执行层,工作重心在于执行,如何让他们执行到位,其实就是专注度管理的问题。只要你能把控住员工的工作重心,让他始终把精力放在管理层安排的事情上,那么就成功了一大半了。

团队专注度的管理上,我们采用的手法是:早计划→午监督→晚复盘

早计划,即上午上班,部门员工集合汇报今日的工作计划,罗列今日的工作重点和工作事项,确保每个人的工作计划,是符合团队目标的。

午监督,即下午上班,部门员工集合,由管理人员检查员工今日计划的进展程度。这是对过程的监督工作,避免一天结束了,才发现没按计划做,来不及补救。

晚复盘,即每日下班后,部门员工集合,盘点今日的工作进展,并进行复盘,复盘主要有两个作用:

第一,如果发现有执行不到位或者遇到员工处理不妥当的问题,马上就可以要求全员按正确的解决办法执行,避免明天、后天有员工遇到类似的问题还吃亏,这个是及时止损。

第二,如果有做的很好的,那么要进行总结,并分享给其他的员工,第二天就可以应用,这个是为了让团队进步。

/对员工的作息,做出引导

对于员工下班后夜晚娱乐的事情,大多管理层的态度有两种:

第一种,下班后怎么疯都可以,第二天能来上班干活就可以了,不会过多干涉员工下班后的生活。

第二种,不希望员工下班后玩得太晚,怕影响了第二天的工作。但是这一种,只要员工第二天能上班工作,你也不能说他影响了工作。

但是,我曾在会议上明确表示,不希望员工下班后,晚上玩得太晚。为什么呢?我举了例子:

有些年轻人,晚上玩到2、3点,第二天照样能按时上班,做好工作。看起来似乎没什么不对,虽然玩得晚,但是第二天能上班,能完成公司安排的事情。

但是啊,所谓的完成公司安排的事情,那只是一种工作“维持”,拖着疲惫的身体,尽力维持工作而已。

你还有多余的精力做创新、改进吗?还会有精力想着怎么把这个事情做得更好吗?维持工作,预防出错已经耗尽了你所有的注意力。

如果企业都是这样的员工,何以进步?

所以,我做了明确表态,并把这些原因告诉了员工,不仅是对企业负责,也是对于员工的学习成长的负责。

/把事情整个“生命周期”出现的事项,整合统筹

有时候,我们只顾着解决当前的事情,对后续可预见的事项,没有做到全盘衔接的统筹。

举个例子:

招聘新员工入职,入职当天,通常手续是办入职申请,看公司制度,录考勤等。等过了一两天,我们发现新员工没在公司的沟通群,又开始安排加入各种微信群、qq群。

等到发工资的时候,我们又找到员工要银行卡账号,等到有请假或出差了,又到处找申请单、审批单,离职时,又找各种申请表、交接手续表等等。

就像上面的例子一样,我们可以把员工从入职到离职的”生命周期”考虑完,把整条线的涉及的事项统筹优化。

比如,所有的常规化表格(入职申请、请假、调休、报销、转正、离职申请等等),统一放置网络共享盘,需要什么文档自己下载。

比如,入职的时候就一口气提供后续所需的:银行卡、证件号码、电话号码等信息,并共享给需求部门。

然后,我们可以把从入职到离职的流程,做成说明书,签署保密协议后,可以扫描二维码进入公司群、部门群;从说明书上可以下载公司通讯录,从说明书上可以下载最新制度和各类申请表格……

当你把全流程的事情都规范统筹后,将节省下大量的时间精力,之前的时间精力被用来教新员工“怎么做(走流程)”,现在可以把精力放在“如何做得更好”上,效率当然越来越高。

时刻警惕,危机意识

人的才能和智谋是有限的,总会遇到一些靠谋略无法解决的问题,所以我们应避免事件发展至才能谋略无法解决的地步,所以常日里多想想危机,多做预防性的工作。

回顾一下本文主要内容,就此结束:

1、消磨的时光,不会因为有人支付钱了,它就变得有意义。

2、人的精力有限,做事情应有侧重点。
a、妥协是一种艺术,它是深思熟虑后的权衡,以牺牲一定的次要目标来推进主要目标的达成。
b、只有经过类似的分析,才能分出工作项的权重,从而才能做出权衡和妥协。
c、我理解的工作计划,不是我想做什么,而是在有限的时间和资源里,我要怎么做?

3、如何推进计划实现目标
a、所有要做的事情列清楚,减轻自己的思考和担忧。
b、明确:人、事、物(人员名单、活动流程、物品清单、活动预案)
c、采用“分工明细表”每天上班、下班检查工作进度,用来把控进度。
d、任务的委派,自己要时刻关注进展、执行情况和风险控制;对于被委派的人要有所评估。

4、提高自身效率的办法
a、设置截止时间,进入倒计时状态,紧张感迫使我们频繁的盘点工作进度,时刻保持警醒。
b、鸣枪,让自己动起来,只要动起来了,就会出结果。
c、记录自己的时间,对自己的效率清楚后,如果没按时完成就会自己的检讨和反省,心态上也能做到从容不迫。
d、让待解决的事情或可能遇到的事情,长期在脑子挂机,一则有足够长的时间构思,二则你随身可能从身边的事物中受到启发
e、采用一些防干扰的措施提高自己的效率
f、把常规的事情做成模板,把花在“怎么做”上面的精力,用在“如何做的更好”上。

5、 提高团队效率的办法
a、专注度管理:早计划、午监督、晚复盘
b、对员工的作息,做出引导,避免过度劳累而无法做出创新和改进。
c、把事情整个“生命周期”出现的事项,整合统筹,进行优化。

6、人的才能和智谋是有限的,总会遇到一些靠谋略无法解决的问题,保持危机意识。

经过多次删减,还是超过1万字,希望大家能够喜欢。祝大家新年快乐,猪年心想事成。

左岸

爱读书,爱生活!

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