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要有属于自己的GTD

2015-08-25 . 阅读: 3,045 views

人们说时间像海绵里的水,挤挤就会有的。当你的一天因为没有被安排好,在杂乱无章的工作计划中被荒废时,你还从海绵中挤出那点可怜的时间,有什么意义呢?所以不要总去想着挤时间,而是要去想如何高效的管理你的时间。

时间管理不是成功的唯一方法,但它一定是通往成功之路的方法之一。高效的时间管理可以让你有高效的一天,可以帮你高效的完成任务,可以让你在相同的8个小时工作时间里,获得更大的效益。

GTD(Getting Things Done)中信出版社的中文翻译是《尽管去做:无压工作的艺术》听起来好像就是在号召大家去做吧,像极了鸡汤,还是治愈拖延症的鸡汤;而我喜欢的是他台湾版翻译《搞定:2分钟轻松管理工作与生活》——说的就是一种解决办法的思路,是在足够认知基础上的一种工作方式,让工作更有序更高效!

GTD可以分为收集、整理、组织、回顾与行动五个步骤(没错,就是这五个步骤,几乎所有的中英文资料中都是回顾在行动之前)。最开始我是严格的按照这几个步骤安排我的学习和生活,仿佛GTD就是我人生的救星!每天花费大量的时间去思考我的工作应该怎么匹配其中的各个步骤;花很长的时间去组织和回顾;坚定的去行动!但我慢慢地发现我更忙了,没有时间去休息,去玩耍,去运动……我觉得除了学习之外的任何事情都是在浪费时间,我也如同一个精准的时钟一样按照安排的日程表一点一点的完成我的复习。

这种状态怎么形容嗯?对了,就是别人常常形容我们这些时间管理爱好者们的称呼——时间狗!那时候的我真的成了时间的奴隶,GTD就像一个狗链子,还是黄金镶钻的狗链子,套在了我的脖子上!挣脱不了掉,奄奄一息。

后来,慢慢地我发现,其实我犯了两个严重的错误。

  • 第一:我只是时间管理,而不懂得精力管理。
  • 第二:我没有自己的GTD方法。

GTD只是一部分人将他们的处理工作的方式进行流程化和规范化。我不否认这种方式的结果是不是真的能Getting Things Done,但是这种普适性的东西难免有太多的限制,死板的教条主义永远都是落后与低效的代名词。

现在我的精力管理和GTD都有了更深的认知,形成了属于我自己的“GTD”!

搜集——处理——行动——回顾。

第一步:搜集。

搜集就是将我脑子中闪过的任何念头、想法、任务……等等都统统拿出来,放到一个inbox中,清空我的大脑。

第二步:处理。

处理=整理+组织。我的理解就是我的inbox里面的任务是不是要做?谁来做?什么时候做?怎么做?多问自己几个问题,然后进行妥善安排。如果是今天做,问题又来了,这件事情是不是重要?是不是紧急?根据“要事第一”的法则将这些事情安排到四象限中。
p.s.需要注意的是,并不是任何事情都可以往重要且紧急中放!原则上紧急的事情不能超过3条,一旦超过3条,你的工作将会处于紧张急迫的状态!

处理每一件任务的时候,又得问几个问题,这件事情需要做哪些步骤,形成一个清单;有什么注意事项,形成备忘!

第三步:执行。这才是“尽管去做”!

我喜欢的执行顺序是从四象限按照重要紧急—紧急不重要—重要不紧急—不重要不紧急。

当然我也并不是完全按照死板的顺序去做的,偶尔工作的转换可以是一种放松方式——比如中午午休过后,我并不会直接做重要的事情,而是会先做一件小的不重要不紧急的事情来调节,将自己从午休的状态转换到工作状态中;当然也有很多时候我们会被各种各样的事情打断,可能是老板的新任务,朋友的私人电话等,这个时候打断结束之后我会将这新的日程再次进行安排,然后继续原来的工作。

第四步:回顾。

《论语》中有云:吾日三省吾身。工作结束并不意味这一天的结束,你有什么收获,有什么想法,遇到什么困难,明天有什么计划?GTD中的回顾是固定周期的检视,我做的是每天的日志如同佐藤传的回顾是次日的“晨间日记”一样,我也相信这种经验的积累迟早会发生奇迹。

回顾才是最好的展望。我从来不沉湎于过去,我更加重视的是明天!
时间从来都不是用来管理的,我们没有能力去奢求时间能够被我们束缚,我们能做的只是自我管理,只是希望在时间走过的时候我们也在走着。时间是什么呢?金钱、成功、事业……都是,也都不是,时间是什么?就像津巴多《时间心理学》中写的那样“你用来做什么,时间就是什么!”

作者:崔彦发,GTD学习者,日事清联合创始人;日事清(www.rishiqing.com)就是根据自己的理解开发的自我管理GTD软件,希望大家能够喜欢。

时间管理

左岸记:英国学者帕金森通过多年的调查研究,发现一个规律:“工作会自动地膨胀占满所有可用的时间。”一个人可以在十分钟内看完一份报纸,也可以看半天;一个程序员开发一个功能,可以两小时完成,也可能花上一周的时间;项目经理制定计划,可以半天完成,也可能一个月还不见影子......总之,只要还有时间,工作就会不停的扩展。

帕金森定律就像一个魔咒一个样,困扰着很多人。它之所以起作用,表面上原因在于时间充裕,外部压力太小。因赖床而上班迟到的人常有,但因赖床而误飞机的则很少,因为误机的后果很严重。因此,有必要对每件工作确定一个时间期限——dead line,一过这条线dead!给下属安排工作时,这的确是一个好办法,但对于管理者而言,约束别人容易,约束自己则很困难。即使工作到期,还可以告诉自己,再推迟几天也没关系,这件事情还可以让某某来完成,即使到了dead line还可以说这件事其实不重要,少做一点没关系。

归根到底,还是在于我们的内心力量不够强大,面对一点点的外部阻力,就变得消极懒散,不能自我驱动。截止日期是靠不住的,要靠只能靠自己,养成良好的习惯,主动给自己压力和动力,战胜心中的“懒惰小人”,才能真正解除这个“帕金森魔咒”。

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崔彦发

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