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把复杂事物简明化

2011-05-11 . 阅读: 9,661 views

管理就是把复杂的问题简单化,混乱的事情规范化。——杰克· 韦尔奇

最容易不过的是忙碌,最难不过的是有成效地工作。而化繁为简、善于把复杂的事物简明化,是防止忙乱、事半功倍的法宝。

工作中,我们经常看到有的人善于把复杂的事物简明化,办事又快又好,效率高;而有的人却把简单的事情复杂化,迷惑于复杂纷繁的现象之中,使复杂的事物更复 杂,结果只能陷入其中走不出来,工作忙乱被动,办事效率极低。其工作水平和效率的高与低,就在于会不会运用化繁为简的工作方法和艺术。

前美中贸易全国委员会主席唐纳德·C·伯纳姆在《提高生产效率》一书中讲到提高效率的“三原则”,即为了提高效率,每做一件事情时,应该先问3个“能不 能”,即能不能取消它?能不能把它与别的事情合并起来做?能不能用更简便的方法来取代它?根据这个启示,我们在检查分析每项工作时,应该首先问一问以下6 个问题。

  1. 为什么这个工作是需要的?是根据习惯而做的吗?可不可以把这项工作全部省去或者省去一部分呢?
  2. 这项工作的关键是什么?做了这件工作之后会出现什么过去没有的新效果?
  3. 如果必须做这项工作,那么应该在哪里做?既然可以边听音乐边轻松地完成,还用得着待在办公桌旁冥思苦想吗?
  4. 什么时候做这项工作好呢?是否考虑到放在效率高的宝贵时间里做最重要的工作?是否为了能“着手进行”重要工作,用了整天的时间去使其他工作“条理化”,结果把时间用完了,而所处理的只不过是些零零碎碎的事情?
  5. 谁做这项工作好呢?是自己做还是安排别人去做?
  6. 这项工作的最好做法是什么?是应抓住主要矛盾迎刃而解,收到事半功倍的效果?还是应采取最佳方法而提高效率?

然后在对每一项工作分析检查之后,再采取如下步骤:

  1. 省去不必要的工作。
  2. 使工作顺序合理,干起来得心应手。
  3. 两项或两项以上的工作能够合并起来做的就合并起来做。
  4. 尽可能使烦琐的事务性工作简单化。
  5. 预先定好下一项工作的程序。增强工作预见性,走一步,看两步,想三步,提高决策的效率和准确性,减少决策过程的时间并尽可能使决策无误。

无论在工作中,还是在生活里,为了提高办事效率,就必须下决心放弃不必要的或者不太重要的部分,用简便的活动代替那些费时费力的活动。

例 如,有的人尽量减少头脑的储存负担,以提高头脑的处理功能。会读书的人,能很好地区分必读的书、可读可不读的书和不该读的书,做到多读必读书,以增加收 益。有的人在生活中还采取摆设不求齐全,以减少整理的时间;穿戴不过分讲究,以减少换洗保存时间;食物买能直接下锅的,以减少烹调时间,等等。

——摘自《看谁在瞎忙》

附个小故事:

有人问松下幸之助管理是什么?松下回答:“下雨打伞。”

松下把这种简单、朴实、具体、直接的思想叫做“素直心”或SUNAO MIND。这就是我们中国人所讲的“平常心”。我认为英文对应的说法最为形象,那就是“COMMON SENSE”,也既是“简单的逻辑”。

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左岸

爱读书,爱生活!

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3 Comments On 把复杂事物简明化

  1. 人脑啊,我们是,不是电脑……不晓得这样有什么乐趣啊……都说把兴趣与工作结合,这算什么,机器吗?生活的乐趣都没有,赚钱做什么?或者为社会服务吧,利人不利己!该高效的时候坚决高效……做事就专注!这这文章其实还主要是决断的时候用

  2. 我一直都订阅的左岸读书 !我的生活的终极目标不是赚钱!我更想隐居在山区!

  3. 活得简洁一些,生活才少一些烦恼